Analisis dan Perancangan Sistem Informasi

Selama ini saya belum pernah mempunyai pengalaman dalam pembuatan sebuah sistem informasi, oleh karena itu melalui blog ini akan saya bagikan pengalaman menggunakan aplikasi SAP di kantor saya dengan pendekatan analisis dan perancangan sistem informasi.

Analisis dan perancangan sistem informasi adalah suatu pendekatan yang sistematis untuk :
- Mengidentifikasi masalah, peluang dan tujuan
- Mengidentifikasi arus data dan arus informasi
- Merancang sistem informasi

Sebelumnya akan saya perkenalkan terlebih dahulu apa itu SAP. SAP (System Application and Product in data processing)  merupakan software Enterprise Resources Planning (ERP), yaitu suatu tools IT dan manajemen untuk membantu perusahaan merencanakan dan melakukan kegiatan operasionalnya secara lebih efisien dan efektif.

Modul-modul yang terdapat di SAP antara lain:
1. SD – Sales & Distribution
Membantu meningkatkan efisiensi kegiatan operasional berkaitan dengan proses pengelolaan customer order (proses sales, shipping dan billing).

2. MM – Materials Management
Membantu menjalankan proses pembelian (procurement) dan pengelolaan inventory.

3. PP – Production Planning
Membantu proses perencanaan dan kontrol daripada kegiatan produksi (manufacturing) suatu perusahaan.

4. FI – Financial Accounting
Mencakup standard accounting cash management (treasury), general ledger, account payable, account receivable dan konsolidasi untuk tujuan financial reporting.

5. CO – Controlling
Mencakup cost accounting, mulai dari cost center accounting, cost element accounting, dan analisa profitabilitas.


Selama 1,5 tahun ini saya telah menggunakan modul MM untuk proses pekerjaan saya yang antara lain adalah untuk membuat Outline Agreement, Service Master, Material Master, Purchase Order, dan sebagainya. Modul MM sangat membantu saya yang bekerja di bidang Procurement namun ada beberapa kelemahan yang saya temukan selama ini. Berikut dua hal yang dapat saya analisa selama ini.

1. Agreement Spend > Contract Value
SAP yang diterapkan di kantor saya tidak di-set untuk mem-block setiap Outline Agreement yang pengeluarannya sudah melebihi dari nilai kontrak. Dengan demikian akan menyebabkan pengeluaran lebih besar dari nilai kontrak yang sudah ditetapkan. Kontrol yang diberikan oleh sistem adalah hanya menampilkan sebuah peringatan namun apabila user yang bersangkutan tidak sadar maka proses dapat terus dilakukan. Menurut saya hal ini perlu diperbaiki agar perusahaan saya dapat mengontrol setiap pengeluarannya dengan baik.

2. Delivery Completed
Setiap Purchase Order (PO) yang sudah dibuat melalui SAP maka akan tercetak tanggal mulai berlakunya, tanggal berakhirnya, dan tanggal kapan terakhir barang harus sudah sampai. Apabila PO sudah selesai digunakan maka user harus men-set PO menjadi Delivery Completed. Hal yang sering ditemukan adalah seringnya user lupa untuk menyatakan bahwa PO tersebut sudah selesai. Sehingga apabila ditarik laporan maka masih terdapat banyak PO yang sudah kadaluwarsa namun belum dinyatakan sudah selesai. Dengan demikian perlu di-set di sistem bahwa PO yang sudah kadaluwarsa (>3 bulan) dari masa berlakunya akan secara otomatis dinyatakan selesai oleh sistem. Hal ini dapat mengantisipasi apabila user lupa untuk men-set suatu PO sudah selesai.


Inilah pengalaman saya selama ini dalam menggunakan SAP MM. Mohon maaf apabila terdapat kata-kata yang kurang dimengerti. Terima kasih